Organisation quand tu nous tiens

Comme ma ch�re coll�gue Laurence, je suis une f�rue d'organisation. J'ai utilis� de nombreux outils ces derni�res ann�es et, vu que c'est bient�t la rentr�e et qu'il est temps de remettre de l'ordre dans nos bureaux, je me propose de vous pr�senter ceux que j'utilise en ce moment.

Comme vous allez-voir, je suis plut�t du c�t� des outils papiers plut�t que du tout �lectronique... Mais � chacun son truc !

Le journal

J'utilise un seul et m�me journal � la fois pour mon organisation personnelle et professionnelle. J'ai essay� d'en avoir deux diff�rents mais le fait est que je pr�f�re tout noter � un seul endroit : comme �a, si des id�es me viennent pour ma liste des courses en plein milieu de la journ�e, je n'ai pas besoin de sortir un autre carnet ou de d�gainer mon smartphone. Tout va au m�me endroit. Du coup, c'est un peu en vrac, mais au moins je suis s�re d'avoir toujours tout sous la main.

Mon prochain journal, d�cor� par Julia.

Pourquoi un journal papier ? Parce que c'est joli d�j�. (Oui, oui, �a compte.)
Et parce que �a me permet de faire des petits dessins, des mind maps et m�me de l'art journaling � mes moments perdus, sans avoir � cogiter sur le logiciel appropri�.
Aussi parce que je suis une adepte de l'�criture manuelle. Je r�fl�chis mieux quand j'�cris. De plus, j'�cris beaucoup dans les transports et, on dira ce qu'on voudra, taper sur un clavier virtuel, c'est pas ultra pratique.
Enfin, je suis beaucoup plus rapide pour prendre des notes manuelles pendant conf�rences et ateliers. Parce que je suis une amatrice d'abr�viations et de grandes fl�ches dans tous les sens. Du coup, j'estime que �a vaut le coup d'avoir � tout retaper une fois rentr�e. Et c'est toujours bien pour remettre de l'ordre dans les structures parfois sibyllines des pr�sentations de certains conf�renciers...

Du mind-mapping dans un pr�c�dent journal.

Les listes

Importante partie de mon journal, les listes hebdomadaires que je mets � jour chaque lundi en arrivant au bureau. Sur une double page, je note d'un c�t� ma liste pro et de l'autre ma liste perso.
Pour ma liste pro, j'utilise la technique pr�sent�e par le Bullet Journal.
J'ai test� leur syst�me d'index que j'ai rapidement abandonn� : je n'ai pas suffisamment de pages consacr�es � des th�mes particuliers pour que �a en vaille la peine. � la place, je fais des marque-pages en masking-tape : c'est plus joli. Et plus la peine de s'emb�ter � num�roter toutes les pages.

Des marque-pages au masking-tape dans mon journal actuel...

Le calendrier au mois ne m'est pas super utile vu que j'utilise d'autres outils (voir plus bas), mais j'aime bien l'id�e de la liste de t�ches du mois histoire de mettre en exergue les gros projets � venir.

Calendrier et t�ches du mois d'ao�t

Du coup, la seule chose que j'ai vraiment gard�, c'est leur fa�on de faire des listes. Des ronds pour les rendez-vous, des carr�s pour les choses � faire, avec des sous-listes quand il y a plusieurs choses � accomplir pour un m�me point. J'ajoute des couleurs par th�me (mon chartership en bleu ciel, mes formations � pr�parer en vert...) et j'utilise des types de stylos diff�rents pour distinguer le pro (au feutre) du perso (au bic).

Mes to-do lists de cette semaine.

Pour prioriser les points de ma to-do list, j'utilise cette technique : l'id�e c'est, au lieu de faire le plus facile ou le moins d�plaisant en premier, de s'atteler � sa liste t�ches selon le mod�le suivant.

Pour adapter ce mod�le � votre propre activit�, remplacez "training" par votre mission principale.

Je fais en premier les taches de l'encart 1 sur le graph : celles qui auront le plus d'impact sur ma mission d'enseignement avec un effort minimal. Puis je passe au 2 (fort impact mais beaucoup d'efforts demand�), au 3 (peu d'impact et peu d'effort : ce sont souvent les t�ches les plus amusantes) et au 4 (peu d'impact, beaucoup d'effort).
Je mets en �vidence les t�ches que j'ai d�cid�es comme �tant prioritaires avec des petites �toiles. Just because.
Et parfois je fais des t�ches d'importance moindre avant des t�ches plus importantes parce que personne n'est parfait. Et que c'est plus amusant de mettre � jour le Twitter de la bib que de courir apr�s des profs r�ticents � l'id�e de toute formation.

Les calendriers

Concernant les calendriers, les outils �lectroniques restent � mon sens indispensables.
L'�pine dans mon pied actuellement c'est que le syst�me de mon �tablissement est si ferm� que je ne peux pas faire appara�tre mon calendrier professionnel dans mon calendrier Google personnel. Du coup, je copie-colle � la main les informations concernant mes rendez-vous � l'ext�rieur pour �tre s�re d'avoir l'adresse de la conf�rence de demain bien au chaud dans mon t�l�phone.

Mais afin d'avoir une vue d'ensemble de mes training sessions sur l'ann�e, j'utilise aussi un calendrier papier colori� au feutre, pos� bien en �vidence sur mon bureau. Il m'aide � planifier l'organisation de mes sessions � l'avance et � anticiper les p�riodes de rush.

Mon calendrier pour l'ann�e 2014-2015 commence d�j� � �tre bien rempli !

Le suivi de mes classes

Enfin, outil majeur dans mon organisation, tout mon arsenal de classeurs Excel.

Mon outil de base, c'est la liste des diff�rentes classes de mon �tablissement, class�es par niveau, avec mention de mes tentatives de communication avec les tuteurs et des cours que j'ai donn�s ou qui vont avoir lieu. �a me permet de voir o� j'en suis dans mon but de donner des formations � tous les doctorants par exemple, et quelles sont les classes qu'il me reste encore � atteindre.

Mes classes de doctorants. En blanc : celles pour lesquelles je n'ai pas encore r�ussi � organiser de formations.

Deuxi�me outil, indispensable dans cette p�riode de pr�-rentr�e, un tableau r�capitulant o� j'en suis dans la pr�paration des diff�rents cours que j'ai � donner sur les prochains mois. Comme je vais en avoir plusieurs par jour en septembre, il faut que tout soit au cordeau bien � l'avance !

Ma check-list pour mes formations de septembre. Si c'est en vert, c'est pr�t !

Enfin, le dernier outil sur lequel se base en fait le pr�c�dent tableau, ce sont mes plans de sessions pour chaque classe. En plus d'inclure le plan d�taill� de la formation, j'inclus en premi�re page une check-list tr�s compl�te notant toutes les choses que je dois mettre en place avant une formation.
Une fois que ma session est bien cal�e, j'imprime le tout comme �a je peux "checker" chaque point � la main au fur et � mesure de mon travail... Parce que �a fait tellement plaisir de voir les choses ainsi avancer !

La premi�re page de mon mod�le de r�capitulatif de session, avec sa to-do list interminable...

Mais �a, je vous en parlerais peut-�tre plus en d�tail une prochaine fois...


Toutes les images de ce post ont �t� cr��es par mes soins en ao�t 2014.
Ce texte et ces photos sont mis � disposition selon les termes de la Licence Creative Commons Paternit� - Pas d'Utilisation Commerciale - Partage � l'Identique 2.0 G�n�rique.